성공적인 Digital Marketing을 위한 Attendees Managing : “How to make a good webinar?

 

그동안 마케팅 담당자들은 온라인 이벤트를 진행하기 위해 하드카피 초청장 제작 및 전달, 데이터 취합, 전달, 분석을 위해 많은 시간을 할애해 왔습니다. 이 같은 등록 방식은 오프라인 이벤트를 진행하고자 할 경우 면대면 상황에서 참가자의 정보를 취합하고 고객을 관리하는 데 있어, 현재도 주요한 등록 방식으로 그 역할을 해오고 있습니다.

하지만 지속적으로 온라인 이벤트가 늘어남에 따라 기존 등록 방식에서 많은 문제점이 발견되고 있는 것이 사실입니다. 예를 들면, 등록 및 취합 과정에서 등록 담당자, 취합 담당자, 에이전시 간의 참가자 데이터 전달에 따른 시간 지연, 잦은 누락, 중복, 오기입 등의 문제가 발생하고 있습니다. 또한 온라인 이벤트의 특성상 이벤트 직전 및 진행 중에도 참가 등록을 요청하는 경우가 빈번하지만 기존 등록 방식으로 이를 실시간 반영하는 데는 많은 한계가 있는 것이 사실입니다. 이외에도 추가적으로 아래와 같은 다양한 문제점을 가지고 있습니다.

 

1. 복잡한 사전등록 절차
: 복잡한 참가자 등록 절차로 인한 시간 손실 및 데이터 신뢰성 저하

2. 제한적인 참가자 확보
: 제한된 등록 방식(현장 방문)으로 인한 추가 참가자 확보의 어려움

3. 실시간 등록 현황 파악 어려움
: 실시간 참가자 등록 현황 파악 불가

4. 개인정보 보안 문제
: 하드카피 참가신청서 및 동의서 취급에 따른 개인정보 보안

 

기존 등록 방식이 가지고 있는 많은 문제점들의 해결책으로 온라인 등록 시스템은 충분한 대안이 될 수 있습니다. 이에 웨비나스는 그간의 다양하고 많은 온라인 심포지엄 경험을 바탕으로 EMS 솔루션을 자체적으로 개발 완료 후 론칭하였습니다.

 

1. 솔루션 : EMS(Event Management System) for Enrollment System

Paper에 기반한 등록 방식에 비해 EMS for Enrollment(이하 EMS)는 기존 문제점들을 해결하면서 하드카피 초청장 없이 신속하고 정확한 참가자 등록 및 분석이 가능하며, 담당자별로 관리해오던 데이터를 한곳에서 관리, 실시간으로 참가자 등록 현황 및 분석이 가능합니다.

기본적인 온라인 등록 기능 이외에도 EMS 솔루션은 헬스케어에 최적화된 기능들을 제공합니다.

 

방문 등록 – 등록 메뉴에서 등록 담당자는 모바일 기기로 현장에서 이벤트에 대한 디테일링 후 참가자가 직접 등록하는 방식
개별 등록 – 등록 담당자가 주소록 기반으로 직접 등록할 수 있는 기능
발송 등록 – SMS 및 알림톡 발송을 통한 등록 기능

 

더불어 관리자는 등록 담당자, 에이전시 담당자와 이벤트에 기반해서 효과적인 커뮤니케이션을 진행할 수 있습니다.

참가자 관리 및 분석 메뉴에서 관리자는 언제든지 등록 담당자의 실시간 등록 현황을 그래프로 확인하며 등록한 참가자 확인 및 수정, 삭제할 수 있으며 추가 등록이 가능합니다. 또한 중복 분석, 일별 분석, 담당자 분석 등의 기능을 확인하실 수 있습니다.

 

 

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2. EMS 적용에 따른 효과

온라인 Enrollment는 기존의 등록 시스템의 단점을 보완하고 사용자 편의성을 높여 주었습니다. 이는 기존 등록 방식의 약점이던 정확성, 확장성, 즉시성을 보완하면서 비용과 시간의 절감, 기획 및 이벤트 평가의 세분화 할 수 있는 매우 효과적인 Tool이 되었습니다.

 

이벤트 별 간편, 정확, 신속한 DB 관리
별도의 DB 정리 작업 없이 바로 Server에 적용

Contact Coverage 증가
기존 즉시 응답이 어려운 고객에게 다양한 온라인 채널을 통한 참가 독려

실시간 Data Tracking
즉시 확인 가능한 현황 및 이벤트 결과

정확한 ROI 분석
온라인 채널 별 효용성 및 Sales Point로 연결되는 데이터(Leads Generation & Nurturing)를 통한 ROI 분석

 

 

 

 

조금 더 자세히 온라인 Enrollment의 장점을 살펴보겠습니다. 우선 사용자 그룹을 참석자들을 관리하는 관리자(Organizer)와 실제 이벤트에 참석하게 되는 참석자(Participants)로 분류할 수 있습니다. 온라인 Enrollment는 관리자 뿐만 아니라 참석자도 많은 Benefit을 얻게 됩니다. 이는 기존 Enrollment 방식에서 DB를 처리하는 과정이 온라인에 비해 상당히 복잡하며, 이 과정에서 실수가 발생할 수 있는 여지가 많기 때문입니다. 이에 비해 사용자는 온라인 Enrollment를 통해 이벤트를 기획하는 관리자와 이벤트 참여를 희망하는 참석자 모두가 원하는 정보를 원하는 시간과 방식으로 취득할 수 있게 되며 많은 Benefit을 갖게 되었습니다.

 

 

 

 

3. 결론 및 향후 개선 방향

향후 EMS와 심포지엄 사이트의 실시간 데이터 연동 기능을 추가하여 참석자 접속 정보 등의 상세 데이터를 제공할 계획입니다. 또한 참석자 관리는 물론 EMS 솔루션 내에서 통합적인 이벤트 관리를 할 수 있도록 아래와 같은 지속적인 업데이트를 진행할 예정입니다.

 

1. PM – PSR 커뮤니케이션 기능 강화
PM과 PSR이 공지 및 요청 사항 등을 EMS 내에서 이벤트별로 공유(이메일 or 문자를 통해) 할 수 있는 기능 추가

2. 디자인 Template 강화
사전등록페이지,문자 및 알림톡 등 디자인 Template 추가

3. 발송 Tool 기능 강화
문자 및 알림톡 발송 후 수신 여부 확인 기능 추가

 

 


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